Fjarvinna

Mér til gamans hef ég verið að skoða lokaverkefni Tryggva Rúnars Jónssonar til meistaraprófs í Mannauðsstjórnun, við Viðskipta- og hagfræðideild Háskóla Íslands.
Yfirskrift þess er “Fjarvinna: Ávinningur eða ánauð?“ og Tryggvi leitast við að svara þrem rannsóknarspurningum:

1. Getur fyrirtæki í almennum rekstri haft hag af að nýta fjarvinnu við starfsemi sína?

2. Hvað einkennir störf sem eru hentug til fjarvinnu og hvaða eiginleika þurfa starfsmenn að hafa til að geta náð árangri í fjarvinnu?

3. Hvernig á að meta árangur fjarvinnu og frammistöðu starfsmanna við fjarvinnu aðstæður?

Fjarvinna hentug á Íslandi.
Tryggvi segir staðhætti á Íslandi líklega til að ýta undir fjarvinnu. Samgöngur geti verið erfiðar, sérstaklega á veturna og byggðakjarnar séu dreifðir, þannig að fjarvinna nýtist til að draga úr ferðatíma og stækka atvinnusvæði. 

Fjarvinna á heimili.
Verkefnið tekur á fleiri en einni tegund fjarvinnu en þar sem ég er álíka sjálfhverf og annað fólk ákvað ég að einblína þá tegund sem ég stunda sjálf, fjarvinnu að heiman. Fyrir slíka vinnu er nauðsynlegt að hafa vinnuaðstöðu heima og aðgang að nauðsynlegum upplýsingakerfum vinnustaðarins með tilstilli upplýsinga- og samskiptatækni. Nauðsynlegur búnaður er að grunninum til tölva og jaðartæki, húsgögn og tengingar við upplýsingakerfi og þjónustu s.s. veraldarvefinn, síma, tölvupóst o.s.fr.

Allar upplýsingar frá Tryggva.
Áður en lengra er haldið vil ég taka fram að í raun ætti öll þessi grein að vera innan gæsalappa, því textinn er gróflega stolinn úr verkefni Tryggva.
Tilefni þess að birta þetta hér í “Í fókus” er að í verkefninu kemur svo vel fram hversu mörgu þarf að hyggja að þegar verið er að taka ákvörðun um að láta einhvern starfsmann fyrirtækis vinna fjarri aðalstöðvum þess. 

Hvers vegna fjarvinnu?
Markmið þess að taka upp fjarvinnu geta verið fyrirtækjamiðuð, t.d. að veita þjónustu utan hefðbundins vinnutíma eða nær viðskiptavininum, ná í eða halda í starfsfólk sem annars væri ekki hægt að fá/hafa í vinnu eða auka framlegð. Einnig geta þau verið starfsmannamiðuð, t.d. að veita starfsmanni tækifæri til vinnu þrátt fyrir búferlaflutninga eða veikindi, svo eitthvað sé nefnt, eða draga úr tíma sem fer í milliferðir eða auka sveigjanleika vinnutímans til að samræma betur vinnu og einkalíf. 

Samskiptatækni eyðir fjarlægðum.
Samskiptatækni hefur að hluta til eytt eða hlutleyst áhrif fjarlægða, segir í texta Tryggva. Þó er ekki nóg að bjóða upp á kerfi og tæknilegar lausnir til samskipta heldur þarf að tryggja að þeir sem eigi að nota þau hafi færni í samskiptum og geti yfirfært þá færni á þær samskiptaleiðir sem þeim standa til boða.
 
Störf sem henta til fjarvinnu.
Til að athuga hvort starf hentar til fjarvinnu er nauðsynlegt að skoða notkun upplýsingatækni, þekkingarþörf og samskipti innan og utan skipulagsheildar.

Umsækjendur er hefðbundið að meta út frá fyrirfram ákveðnum kröfum og það á líka við um að velja fólk til fjarvinnu en er þó umfangsmeira en við hefðbundin störf. Huga þarf að aðstæðum heimafyrir, hæfni og hvata til að skila árangri í starfi. Varðandi það síðastnefnda þarf sérstaklega að hafa í huga að þeir sem sækjast eftir stöðuhækkunum, félagslegri virkni og framgöngu í starfi upplifa færri tækifæri til þess í fjarvinnu heldur en við hefðbundnar vinnuaðstæður.

Kostir góðs fjar-starfsmanns.
Tryggvi telur upp helstu kosti sem góður fjar-starfsmaður þarf að vera búinn:
Þroskaður, sjálfsagaður og fær um að vinna án mikils eftirlits.
Getur sýnt afköst í 8 klst á dag eða þann tíma sem krafist er.
Getur lokið verkefnum á vinnutíma og verið sveigjanlegur.
Hefur mikla samskiptahæfileika, bæði munnlega og skriflega.
Hefur þekkingu á samskiptatækni.
Hefur vinnuvenjur sem eru skipulagðar og skila árangri.
Getur tekið ákvarðanir á eigin spýtur og sótt sér tæknilega aðstoð eftir þörfum.

Stjórnunarhættir fyrir fjarvinnu.
Góðir stjórnunarhættir, nýtast enn betur við stjórn fjar-starfsmanna en aðra stjórnun:
Markmiðasetning, regluleg endurgjöf, áhersla á útkomu verkefna, jákvætt viðhorf með áherslu á að finna lausnir en ekki vandkvæði, samskiptahæfni bæði á formlegum og óformlegum nótum, skynsamleg úthlutun verkefna og góð eftirfylgni.

Yfirmaður fjarvinnustarfsmanns þarf að hafa góð tök á upplýsinga og samskiptatækni sem kemur í stað venjulegra samskipta. Hann þarf að horfa meira á afurðir vinnunnar en tímann sem fer í verkefnin og má ekki vera þeirrar skoðunar að viðvera sé það sama og afköst. Hjá fjar-starfsmönnum er nauðsynlegt að skilgreina verkefni og útkomur betur en hjá nær-starfsmönnum. Hentar illa yfirmönnum sem vilja hafa mikið eftirlit með starfsmönnum og sýna lítið traust.
Stjórnendur þurfa að hafa augun opin fyrir atriðum sem gætu hindrað fjar-starfsmanninn í að ná árangri og aðstoða hann við að leysa þau mál. 

Áhrif á fyrirtækjamenningu.
Fjarvinna þarf að passa inn í fyrirtækjamenninguna og stjórnunarhætti fyrirtækisins en hún getur líka haft áhrif á hana. Oft skapast formlegri verklagsreglur, frammistöðuviðmið, verkaskipting og samskiptavenjur. Einnig verður oft aukin áhersla á afurðir vinnunnar í stað þess að fylgst sé með hverju skrefi vinnuferlisins.
Illa innleidd fjarvinna getur haft slæm áhrif á fyrirtækjamenningu. T.d. ef ekki eru gerðar sömu frammistöðukröfur til fjar-starfsmanna. Þá upplifa hinir þá sem forréttindahóp sem þarf ekki að sinna vinnunni sinni almennilega. Verkbeiðnakerfi gefa yfirsýn yfir hvað hver og einn er að gera og henta því vel til að draga úr þessari hættu. 

Vandkvæði við fjarvinnu.
Ýmis vandkvæði geta komið upp í tengslum við fjarvinnu. Minni samskipti geta valdið mismunun fjær og nær starfsmanna, nýsköpun getur orðið minni hjá fjar-starfsmönnum vegna einangrunar frá samstarfsmönnum og afköst þeirra geta orðið minni vegna fjarveru frá aðalstöðvunum. Eins getur verið erfitt að mynda og halda liðsheild þegar fólk vinnur ekki á sama stað. Í viðbót kemur að fjarvinnustarfsmenn sem ekki eru inni á vinnustaðnum frá degi til dags þarf að fræða um gildi fyrirtækisins og hlutverk svo líklegra sé að þeir vinni í samræmi við þau.

Kannanir sýna að skortur á óformlegum samskiptum minnkar líkur á nýsköpun hjá fjar-starfsmönnum. Gott að þeir komi reglulega í aðalstöðarnar til að halda sér inni í menningarheimi fyrirtækisins, auk þess að sækja árshátíðir o.þ.h. Ýmis samskiptakerfi er svo einnig hægt að nota til óformlegra samskipta, svo sem Facebook og Skype.

Fundahöld þar sem fundarmenn eru á mörgum stöðum eru yfirleitt ekki vandamál. Fjarfundir eru yfirleitt skipulagðari en hefðbundnir og minna um spjall. Það er að mörgu leyti kostur en þó er bent á mikilvægi óformlegra samskipta þar, eins og á vinnustaðnum almennt.

Til umhugsunar fyrir fjar-starfsmenn.
Tryggvi telur upp það sem þeir sem vinna fjarvinnu ættu helst að hafa í huga:
Skipuleggja ákveðinn tímaramma fyrir vinnu hvers dags
Afmarka vinnuna við ákveðið svæði og helst loka það af utan vinnutíma.
Skipuleggja tíma fyrir aðra hluti og forðast að gleyma sér í vinnunni.
Vera vakandi fyrir því ef aðrir þættir lífsins (fjölskylda, áhugamál, heilsa) eru farin að líða fyrir vinnuna og grípa til aðgerða ef svo er.
Sækja í félagsleg samskipti utan vinnunnar til að viðhalda félagslegum tengslum. 

Landamæraverðir vinnu og einkalífs.
Stjórnendur, maki og fjölskylda eru landamæraverðir vinnu og einkalífs. Heimilið má ekki smitast inn í vinnuna frekar en vinnan inn í heimilið. Smitálag frá vinnu á einkalíf er þó mun algengara en öfugt. Þó hefur það komið í ljós eftir því sem fjarvinna verður almennari að nálægð vinnu og einkalífs skapar skýrari mörk milli þessara tveggja atriða en tímamörkin verða sveigjanleg til að ljúka ákveðnum verkefnum eða ná ákveðnum áföngum.

Árangursmat.
Markviss innleiðing árangursmats (t.d. Balanced Scorecard) getur virkað hvetjandi fyrir fjar-starfsmenn og hjálpað þeim að haga vinnunni á þann hátt sem vinnustaðurinn metur á jákvæðan hátt. Skýr markmið sem hægt er að fylgja nýtast sem virk stjórntæki fyrir vinnuveitendur og starfsmenn.
Fjar-starfsmenn nota upplýsinga og samskiptatækni mikið sem gefur tækifæri til rafræns eftirlits en það þarf að nota varlega með tilliti til friðhelgi einkalífs og meðferð persónuupplýsinga. 

Fjarvinna á Íslandi.
Tryggvi rannsakaði reynslu af fjarvinnu í nokkrum íslenskum fyrirtækjum og í lokakafla sínum setur hann upp stutt svör við rannsóknaspurningunum, m.t.t. þess sem kom út úr þeirri rannsókn.

1. Hagur fyrirtækja af því að nýta fjarvinnu:
Fá eða halda í reynslumikið og hæft starfsfólk.
Betra skipulag, verklagsreglur og greiningarvinna innan fyrirtækisins. Staðlaðri vinnubrögð. Eykur færni fyrirtækisins í samvinnu með öðrum fyrirtækjum (t.d. erlendis), bæði hvað varðar vinnulag og tæknilausnir.

2. Hentug störf og eiginleikar starfsmanna:
Ýmis sérfræðistörf, að fullu eða að hluta. Röntgenlæknar nefndir sérstaklega. Vel skilgreind verkefni sem auðvelt er að sjá hvort hafi verið unnin eða ekki.

Færni og frumkvæði í samskiptum. Sjálfstæði og sjálfsögun. Mikill áhugi á starfinu og þörf fyrir annarskonar umbun en stöðuhækkun. Betra að a.m.k. yfirmenn þekki starfsmanninn fyrir, nýliðar henta verr í fjarvinnu. Þjálfun í samskiptum bætir frammistöðu.

3. Mat á frammistöðu:
Verkbeiðnakerfi eða kerfi þar sem tímar eru skráðir á ákv. verkefni. Sama kerfi fyrir fjar-starfsmenn og þá sem vinna í aðalstöðvunum. 

Unnið 08.03.10
Edda Aradóttir
ea@ro.is 

Skildu eftir svar

Netfang þitt verður ekki birt. Nauðsynlegir reitir eru merktir *